ניהול עסק הוא דבר קשה ביותר המצריך התחשבות בגורמים רבים, עסקיים אנושיים, טכנולוגים, משפטיים ועוד רבים אחרים. מטרת כל עסק היא שורת הרווח. עסקים אשר יודעים להפיק יותר ערך בפחות השקעה של משאבים, שורדים ומרוויחים. אחרים קמלים לאיטם ולאחר זמן מה – נסגרים. יש שתי חזיתות עיקריות בכל עסק: הראשונה היא שיפור מתמיד של המוצר או השירות ללקוחות. השנייה היא התייעלות פנימית וחיסכון בהוצאות. במאמר הזה אנחנו נעסוק בחלק השני, ההתייעלות. נציג לפניכם פתרון אשר יכול לחסוך הוצאות רבות בעסק שלכם ולייעל את פעולתו. כך הוא יהפוך לתחרותי יותר ולכם יחסך זמן רב בניהול שלו. המשיכו לקרוא וגלו גם אתם כיצד שירותי מזכירה וירטואלית נחוצים בעסק שלכם.
מתקדמים לשירות מקצועי
שירותי מזכירה וירטואלית הם מגוון של שירותים אשר ניתנים במיקור חוץ על ידי חברה אשר מתמחה בזה. השירות היעיל שניתן מרחוק ובעלויות נוחות, מאפשר לכם לקצץ במצבת העובדים, לבצע פעולות שונות ברמה גבוהה יותר ולייעל את התהליכים העסקיים בעסק שלכם. ממש כמו שירותים רבים שאתם לא מבצעים על ידי עובדים המועסקים בעסק: ניקיון, שליחויות, קייטרינג – גם שירותי מזכירה יכולים להיות אחד מהם ויפה שעה קודם.
שירותי מזכירה ללא יחסי עובד מעביד
העסקת עובדים נהיית עם הזמן רק יותר קשה: העלאה של שכר המינימום, חוקי עבודה נוקשים ובתי דין לעבודה אשר נוטים לצד העובד הם רק חלק מהקשיים בהעסקת עובדים. הכיוון כיום הוא להעסיק רק עובדים אשר נחוצים לתפקוד העיקרי של העסק ואפילו כאן ניתן לפנות לשירותי מיקור חוץ במקרים מסוימים. שירותי מזכירות במיקור חוץ מאפשר לכם לקבל את מלוא השירותים באיכות וברמה הכי גבוהה שיש, ומצד שני לא להתחייב לספק השירות ולהחליפו בכל רגע נתון. נותן השירות כמובן מודע לכך ויעשה הכל בכדי לתת לכם שירות טוב ואמין. בואו נעבור על מקצת מהיתרונות של השירות:
שירותים ייעודיים על ידי אנשי מקצוע
השירותים השונים ניתנים לכם על ידי אנשים שונים אשר מתמחים בנושאים השונים של המזכירות כגון קשרי לקוחות, הנהלת חשבונות (אפשר כמובן לשקול את האופציה של מערכת CRM), קשרי ספקים או תיאום מול עובדים ומנהלים. זה מבטיח רמה גבוהה יותר של מקצוענות אשר לא תוכלו לקבל בהעסקה ישירה, פשוט כי לא תוכלו להעסיק כל כך הרבה עובדים שונים.
קשרי לקוחות ושיווק
אחת הבעיות של עובדי משרד בעסקים השונים היא חוסר ידע ספציפי בשיווק. אפילו עובדים אדיבים ומסורים (וגם כאלה שהם מאושרים בעבודה), לא יצליחו לתת מענה לצרכי שיווק מתקדמים וכך אתם כעסק תאבדו לידים חשובים. שירותי מזכירות במיקור חוץ יכולים לתת מענה ספציפי גם בזמנים לא שגרתיים ובכך לשפר את השיווק בעסק.
הנהלת חשבונות וגביה
לעיתים קרובות, צריך להעסיק את עובדי המזכירות גם בגביה של כספים וניהול מסמכים. שירות של מזכירה וירטואלית יכול לתת מענה גם לנושאים הללו. בכך אתם משפרים את הגביה ומייעלים את תהליך הפקת המסמכים בעסק.
תיאום פגישות
לעיתים, תיאום פגישות או ביקורים יכול לקחת חלק נכבד מהזמן של עובדי המזכירות. כאשר זה קורה, יתר המשימות נדחות. שירות מזכירה וירטואלית יכול לאפשר לכם המשך פעילות רגילה גם במקביל לתקופות בהן תיאום פגישות הוא אינטנסיבי.
לסיכום, ראינו כיצד מיקור חוץ של שירותי המזכירות הוא צעד חכם, יש שיאמרו כמעט בלתי נמנע. עסק מודרני בשוק תחרותי חייב לחשוב על כל הזדמנות להתייעלות בעיקר אם היא בעלת יתרונות ברורים כל כך.